法律條文往往是抽象的，但落實到資訊系統（IT）層面，必須轉化為具體的參數與設定。隨著「個人資料檔案安全維護管理辦法」草案（下稱草案）的預告，個資保護不再僅是法務部門的責任，資訊部門（IT）肩負了最前線的技術合規重任。
許多企業IT主管常問：「Log到底要留多久？」、「資料刪掉就好，為什麼還要留紀錄？」本篇將從草案第12條至第15條及第23條的技術規範出發，為您解析IT部門必須掌握的合規指標。
1.數位足跡：日誌(Log)的留存與保存期限
當發生個資外洩或遭竊取時，系統日誌是唯一的「案發現場」證據。草案第13條要求所有企業的資通系統必須具備記錄特定事件的功能。
- 記錄什麼？必須記錄資通系統管理者帳號執行的各項功能，以及特定資通系統事件（如使用者登入/登出、資料存取、修改、刪除、權限變更等行為）。
- 留多久？
- 一般非公務機關：草案第13條僅要求「訂定保存適當期間」，賦予企業依風險自訂的彈性。
- 大型非公務機關：草案第23條明確劃出紅線，日誌必須「至少保存6個月」。
雖然一般企業未強制規定6個月，但考量個資事故的潛伏期往往長達數週甚至數月，本所建議一般企業參照大型企業標準，將Log保存期限設定為6個月以上，以免屆時因缺乏證據而無法釐清責任，反遭主管機關認定未盡保管義務。
2. 刪除的藝術：不僅要銷毀，還要留存紀錄
業務終止（如客戶解約、專案結束）後，個資該如何處理？草案第15條提出了嚴格的程序要求：
- 銷毀標準：必須採取適當刪除措施，使資料「不可回復」（例如實體破壞或數位抹除）。
- 關鍵5年：最容易被忽略的是，刪除資料後，必須留存「刪除紀錄」（包含刪除方法、時間、地點），且該紀錄必須保存至少5年。
換言之，為了證明「沒有保有資料」，企業必須保有一份「我已經刪除資料」的證明文件長達5年。這是為了在未來發生爭議（如客戶3年後投訴個資遭濫用）時，企業能拿出證據證明早已銷毀資料，並無濫用可能。
3. 權限與備份：最小權限與加密保護
針對系統存取與備份，草案第12條與第14條設立了明確的技術門檻：
- 最小權限原則：使用者權限應僅限於業務所需，並應定期清查帳號，移除閒置或離職人員帳號。
- 強密碼策略：強制要求使用者設置符合複雜性需求的密碼，並定期更換。
- 備份加密：備份資料不能成為資安破口。草案要求備份資料應採取適當保護措施（例如：加密），並確保其可用性（例如：定期進行還原演練）。
雖然近期國際資安趨勢（如NIST指引）傾向不再強制使用者定期更換密碼，以免造成使用者疲勞或設置弱密碼。然而，依據目前草案的立法說明，「定期更換」仍被列為必要的控管措施。在法規修正前，建議企業仍應依法要求使用者定期更換密碼，以確保合規。
4. 系統上線前：源碼檢測與滲透測試
若企業屬於「大型非公務機關」且資通系統提供對外服務（如Web、App），草案第23條追加了更高強度的開發安全規範：
- 上線前：必須辦理源碼檢測、弱點掃描及滲透測試，並在修補完弱點與漏洞後，系統始得上線。
- 上線後：仍應持續辦理上述檢測。
換言之DevOps流程必須將資安檢測（SecDevOps）強制納入，不能為了趕上線而犧牲安全性。對於一般企業，雖無法令強制，但若系統涉及大量個資，這仍是證明已盡「適當安全維護措施」的最佳實務。
5. 建議：IT與法務的對話
新版個資法的合規不再是法務部門閉門造車就能完成，必須與IT部門深度協作。建議企業採取以下行動：
- 盤點Log政策：檢查現有系統（包含地端伺服器與雲端服務）的Log設定，是否包含足夠的欄位？保存期限是否足夠？
- 建立刪除SOP：設計標準化的「資料銷毀紀錄表」，確保IT人員執行刪除指令後，有留存書面或數位紀錄歸檔。
- 預算編列：若企業屬於大型非公務機關，建議編列年度弱點掃描與滲透測試的預算。
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※特別提醒：本文所提及之相關子法草案（如安全維護辦法等）均為個人資料保護委員會籌備處於 2026年1月、2月間公告之預告版本。截至本文截稿日，相關草案仍處於意見徵集階段，正式施行條文可能視各界意見進一步調整，請讀者持續留意最新法規動態。
