在新版「個人資料保護法」的架構下，主管機關的角色已從過去的被動受理檢舉，轉變為主動的監理機關。許多企業誤以為只要不發生個資外洩，就不會引起主管機關的注意。然而，依據2025年修正的個人資料保護法第22條及最新預告的「檢查非公務機關落實個人資料保護法情形作業辦法」草案（下稱檢查辦法草案），主管機關發動行政檢查的門檻已大幅降低，且具備明確的篩選指標。
本篇將解析主管機關的檢查權限、篩選對象的邏輯，以及企業應建立的受檢標準作業程序（SOP）。
1. 發動門檻：不需違法證據，只因「認有必要」
依據新法第22條第1項規定，主管機關發動行政檢查的要件有二：
- 有違反本法規定之虞：即已有違法跡象或檢舉。
- 為檢視其落實本法情形而認有必要：此為新法強化的重點。即使企業未發生事故，主管機關為了確認企業是否合規（例如是否有訂定安全維護計畫），亦可主動發動檢查。
換言之，行政檢查將成為一種常態性的監理手段，而非僅是處罰前的調查程序。
2. 誰會被盯上？年度檢查規劃的篩選指標
主管機關資源有限，不可能普查所有企業。依據檢查辦法草案第2條及第3條，主管機關將制定「年度檢查規劃」，並綜合評估下列因素來擇定檢查對象：
- 規模與類型：企業的組織規模、保有個人資料的數量與類型（如是否涉及特種個資）。
- 管理與技術：企業蒐集、處理或利用個資的技術方法，以及內部的管理情況。
- 事故紀錄：過去發生個資事故的情況及頻率。
- 受檢歷史：歷年接受檢查的頻率及結果。
- 外部因素：當年度政府施政重點、民眾日常生活相關領域（如電商、金融、交通）、以及國際個資保護趨勢。
若企業屬於「保有大量會員資料」、「曾發生過資安事件」或「與民眾生活密切相關（如零售、數位服務）」的產業，被列入年度優先檢查名單的機率極高。
依據本所實務經驗，早在新法全面上路前的2025年，經濟部即已針對多家大型零售業者啟動密集的行政檢查，顯示主管機關對於擁有大量消費者數據的企業，監管力道正持續加強。
3. 檢查程序：一個月前的「預告」與突襲的可能性
依據檢查辦法草案第6條規定，若是基於年度計畫所辦理的例行性檢查，主管機關原則上應於檢查日一個月前，以書面通知受檢企業，給予企業一段準備期間，用以整理文件與檢視流程。
然而，若檢查是基於「有違反本法規定之虞」（如發生重大外洩事故、證據有滅失之虞），主管機關仍可能依行政程序法及個資法第22條的授權，在未預告的情況下直接到場進行證據保全。
4. 現場權限：企業的協力義務
一旦檢查人員到場（可能包含主管機關人員及隨同的資訊、法律專業人員），其權限相當廣泛。依據新法第22條第1項至第3項，檢查人員得採取以下作為：
- 命為說明：要求企業人員進行說明或提供相關證明資料。
- 進入場所：進入辦公處所、機房進行檢查。
- 扣留複製：對於得沒入或可為證據的個資或檔案，得扣留或複製（如備份硬碟、封存主機）。
企業對此負有協力義務，不得無故規避、妨礙或拒絕。若無正當理由拒絕檢查，依據新法第49條，可處新臺幣2萬元以上20萬元以下罰鍰，且主管機關可採強制措施進行檢查。
5. 建議：企業受檢SOP
面對可能隨時到來的行政檢查，建議企業建立以下應對機制：
- 指定單一窗口：明確指定由法務長、資安長或專責人員擔任檢查應對窗口，避免非相關人員錯誤發言。
- 備妥「安維計畫」：這是檢查人員必看的「第1號文件」。企業應隨時備妥最新的安全維護計畫相關文件、風險評估報告及執行紀錄（如教育訓練簽到表、會議紀錄）。
- 演練受檢流程：模擬檢查情境，確保IT部門知道如何配合調閱Log或系統參數，同時確保機密營業資訊與受檢個資適當隔離，避免不必要的資訊外流。
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※特別提醒：本文所提及之相關子法草案（如檢查作業辦法等）均為個人資料保護委員會籌備處於2026年1月、2月間公告之預告版本。截至本文截稿日，相關草案仍處於意見徵集階段，正式施行條文可能視各界意見進一步調整，請讀者持續留意最新法規動態。
